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Informations sur la gestion du courrier et conditions

CONDITIONS DOM MONTPELLIER ET GESTION DU COURRIER

Dom-montpellier.fr est un site de prestations en ligne proposant une offre de domiciliation
100 % dématérialisée. Les deux centres de DOM MONTPELLIER fournissent le siège social des entreprises et permettent aux domiciliés d’y recevoir leurs courriers. 

Le concept de DOM MONTPELLIER est de fournir une véritable domiciliation à moindre coût. Pour assurer et maintenir ces tarifs « préférentiels », DOM MONTPELLIER dématérialise ses services que ce soit pour le courrier, les demandes de renseignements ou la réception des colis. Tout le courrier qui peut l’être est numérisé et déposé dans l’espace personnel du client. DOM MONTPELLIER donne l’accès à cet espace via un lien qui sera envoyé par e-mail pour la première connexion. Aucun renseignement sur le contenu du courrier ne sera donné au domicilié par téléphone.

  1.  Visites

Les deux centres d’affaires dépendant de DOM MONTPELLIER n’ont pas vocation à recevoir les clients directement. Les échanges et demandes de renseignements entre le domicilié et le domiciliataire se font exclusivement par e-mail. Il n’y a pas d’accueil en agence pour les clients de DOM MONTPELLIER. Les visites sur place pour récupérer tout courrier ne sont pas autorisées. Les originaux des courriers sont exclusivement transmis par réexpédition postale selon les tarifs et conditions en vigueur si le service a été demandé.

Une visite de nos agences est possible afin de découvrir nos équipes et nos locaux. Cependant aucun courrier ne sera remis en main propre.

Les commerciaux, clients, huissiers ne seront pas reçus dans les agences.

  • Traitement du Courrier

Tous les documents : contrats, factures et courriers sont numérisés, stockés et accessibles dans l’espace client.

  • La numérisation du courrier :

Le courrier sera numérisé une fois par semaine sans limite de volume ou de nombre de pages, les enveloppes ne sont pas numérisées, seul le contenu des courriers est numérisé. Dans le cas où certains courriers seraient trop volumineux et ne pourraient être déposés sur l’espace personnel, le client sera prévenu par e-mail.

  • Les Plis d’huissiers sont réceptionnés et numérisés une fois par semaine en même temps que le courrier simple. Le domicilié en sera systématiquement notifié par e-mail.
  • Courrier recommandé : le domicilié est systématiquement notifié de la réception d’une lettre recommandée et peut demander sa mise à disposition sur son espace personnel par e-mail. À défaut, la lettre recommandée sera numérisée en même temps que le courrier simple.
  • Les publicités et autres envois publicitaires ne seront pas scannés mais détruits. Aucun recours ne sera possible pour les récupérer.
  • La réception de courriers non numérisables comme des chéquiers, des dossiers reliés ou autre, sera signalée par mail. Ces courriers pourront être réexpédiés à la demande du client et selon le tarif en vigueur.
  • Réexpédition du courrier :
  • Le client peut souscrire à une option de réexpédition du courrier, son courrier lui sera adressé par voie postale une fois par mois, à la fin du mois.
  • Si le client qui a pris l’option de réexpédition souhaite recevoir son courrier avant la fin du mois, il devra en faire la demande par e-mail. Tout envoi supplémentaire sera facturé selon le tarif de réexpédition en vigueur.
  • Si un client qui n’a pas pris l’option de réexpédition du courrier souhaite le recevoir par voie postale, il devra en faire la demande par mail. Cette prestation sera facturée selon le tarif de réexpédition en vigueur.
  • Destruction du courrier : les originaux seront conservés durant 1 mois et si aucune réexpédition n’est demandée, ils seront détruits le mois suivant (date de décompte à partir du dernier jour du mois, exemple : le courrier du mois de janvier est détruit le 1er mars).
  • Colis

Tous les paquets, colis ou plis spéciaux (DHL, CHRONOPOST, LA POSTE, UPS, etc.) seront systématiquement refusés quelle qu’en soit la dimension.  Le personnel ne sera pas en mesure de recevoir ni les lettres taxées, ni les mandats ou sommes d’argent pour le compte des utilisateurs.

  • Responsabilités

Les courriers numérisés sont déposés sur des espaces personnels en ligne sécurisés sur des serveurs privés. En cas de perte de données lié à un incident des serveurs, le centre de domiciliation ne saurait être tenu pour responsable. La sauvegarde des documents numérisés est de la responsabilité des clients.